10 dicas para organizar o seu evento em 2017

8 de fevereiro de 2017 - 8h43

Neste período de premiações como Oscar, Emmy e Bafta, nada melhor do que criar uma lista de 10 dicas para organizar o seu evento com sucesso. Nós amamos listas, não é mesmo? Lista de premiações, lista de indicados, Top 10, 10 coisas para fazer antes de alguma coisa etc. Enfim, faz parte da natureza humana. Por mais que eu pesquisasse, não encontrei uma lista de dicas ou coisas mais importantes para se fazer quando você é um organizador de eventos. Fiz, então, a minha.

1) Tudo o que fazemos ao organizar é pensar nos participantes/convidados
Eu acredito muito neste ponto. Muitas vezes vejo pessoas pensando em organizar o evento de acordo com as necessidades e vontades do dono da festa (afinal, na maioria das vezes é quem paga a conta!). Mas, na verdade, o sucesso se encontra em agradar ao máximo todos os convidados.

2) Prepare-se física e mentalmente para o evento
Quem trabalha com evento só relaxa ou descansa depois que tudo terminou. Durante o evento, todo mundo aproveitando, e você com o radinho no ouvido gerenciado tudo. Se não estiver em forma física e mental, vai ficar muito mais difícil.

3) Tenha a postura correta
Por estar trabalhando no evento, a sua postura é muito diferente de quem está participando. Chegou de carro? Não pare na melhor vaga! Cerveja Gelada? Não beba! Não grite! Seja educado com todo mundo. Mas se tiver “perrengue”, não desista, o evento precisa de você!

4) Conheça a infraestrutura do local
Essa é fundamental: e conhecer tudo mesmo, rotas de fuga, acesso as cozinhas, salas, onde fica a caixa de luz. A pior coisa do mundo é não conhecer o terreno!

5) Não se esqueça de gerenciar as outras pessoas que estão trabalhando
Recepcionista matraca, segurança mal educado, manobrista que se acha o Nelson Piquet, garçom sem banho tomado. Qualquer um faz parte da imagem e experiência do evento. Muito cuidado aqui. O último evento que eu gerenciei tinha mais de cinco mil “funcionários”. Se não der exemplo, vira o caos!

6) Converse com estranhos
Para entender o drive do evento atual e aprimorar os próximos, a melhor forma de pesquisa é a conversa com estranhos. Educadamente conseguimos obter muitas informações dos participantes, que serão fundamentais no ciclo de planejamento dos próximos.

7) Seja atencioso e flexível
Quem coordena evento tem que estar ligado no 220 e superconectado na execução, mas isso não significa que não existe espaço para aquela mudança de última hora ou ajudar alguma pessoa que esteja precisando. Deixe o mau humor em casa quando trabalhar com eventos.

8) Information is king
Todo mundo espera uma resposta rápida e precisa do organizador. Tenha o roteiro impresso e na memória, todos os telefones na agenda e os contatos de pessoas-chave na ponta da língua. A pior coisa do mundo é organizador de evento que não sabe de nada, nem de horários.

9) Bom senso é fundamental
Trabalhar com eventos é se planejar por meses e na hora ter que tomar mil decisões que não estavam previstas. Usar o bom senso é obrigatório! Pedir para todas as pessoas esperarem para sentar porque o horário de abertura é “só às 20h” não rola! Abra antes, sirva algo enquanto as pessoas esperam. Não deixe que a ansiedade das pessoas te atrapalhe.

10) Divirta-se
Se você trabalha com eventos é porque gosta de pessoas/relacionamentos, fugir da rotina (ou melhor, não ter rotina nunca), decisões inesperadas etc. Mantendo a postura e usando o bom senso na tomada de decisão, é certeza que você irá se divertir enquanto está trabalhando. É uma diversão “intelectual” e não “ física”, mas fundamental para a sua saúde durante o trabalho.

A realização de eventos é uma das mais eficientes ferramentas de marketing. Hoje, todos chamam o setor de Live Marketing que eu acho que traduz muito bem a atividade. Em tempos de crise, em tempos de prosperidade, em tempos de tudo digital… Em qualquer situação as pessoas sempre terão a necessidade básica de se encontrarem para dividir experiências. É da natureza humana. Aproveite as minhas dicas e organize muitos eventos em 2017. Bons eventos!